FIDELIO MANUAL INDO VOL. 2

“Oke guys sekarang gue mau share tentang proses reservasi sampai how to check in the guest. Biasa nya proses reservasi di lakukan tentunya oleh seorang staff reservasi, tapi ada di beberapa hotel yg menganut system multi task ( gak mau rugi ) seorang reception harus mengerjakan tugas2 seorang reservasi. Nah di sini gue mau coba bagi ilmu”.

Reservasi adalah proses awal dari kedatangan tamu ( guest cycle ), biasakan untuk menekan F5 ( hot keys ) untuk masuk ke menu reservasi, pastiin kamu memasukan nama tamu atau travel agent dengan benar.

Ada beberapa alasan kenapa kita harus memasukan data / nama tamu atau agen dengan benar:
a) In case reservasi lewat travel agent atau company yg ternyata sudah ada profienya di system kita, maka duplicate profile gak akan terjadi.
b) Sering kali ada kasus di mana reservasi lewat TA atau CO yang nikmatin Special
rate dari hotel, dalam kasus ini reservasi harus benar supaya rate yang di berikan pihak hotel gak nyasar ke agent/company lainnya.

Pastikan waktu kita mengisi berbagai fields di reservation screen, sepereti di bawah ini:
· Arrival and departure à tanggal harus di isi dengan benar.
· Rate code harus ke pick upp dengan benar juga.
· Market and source businessàtetep harus di isi dengan benar soalnya iini penting untuk laporan pihak management.
· Payment instructions pastiin kamu untuk double check, dan di sisi dengan benar karena ini menyangkut metode pembayaran tamu dan ini berpengaruh banget dengan revenue hotel dan nasib kamu bulan depan kalo sampai terjadi kesalahan.
· SR1 artinya source of business, SR2 artinya bagian dari source of business. Contoh: reservasi datang dari Indonesia SR1. nah SR2 nya bisa aja berasal dari Jakarta atau bandung. Hampir mirip dengan country and state/province.
· Geo 1 artinya tempat dimana si tamu tinggal/residence of guest dan GEO 2 tempat di mana reservasi di buat.
· Package, ada beberapa jenis element package yg bisa di add di reservasi, contoh XBA ( extra breakfast adult ) kalo ini di masukan dalam papket maka secara otomatis akan mempengaruhi rate dari harga kamar karena paket ini berhubungan dengan berapa jumlah tamu yang tinggal di dalam kamar, kalau terjadi discrepancy package breakfast maka hal yang harus kita lakukan adalah dengan membuat ALLOWANCE untuk breakfast, tapi jangan gegabah untuk melakukan ini, ada baik nya kamuj cek terlebih dahulu ke team leader atau langsung ke staff reservasi unuk menghindari kesalahan.
· Special field: setiap instruksi khusus atau permintaan khusus dari tamu dapat di masukan dalamm special field section contoh tamu minta baby cot , high floor, dll ini harus di update saat reservasi di buat untuk menghindari komplain dari tamu.
· PRT rate; ini pilihan untuk kita supaya mencantumkan harga kamar di registration form atau tidak, jangan sampai tamu travel agent jadi tau harga asli kamar kita. Selalu isi dengan N untuk tammu dari TA.
· Comp/House : jika complimentary basis harus di isi dengan Y atau jika house use kita harus isi dengan H ini berpengaruh terhadap occupancy report.
· Check out time : bertanya kapan waktu check out pada tamu lebih awal akan lebih baik, kenapa? Kita bisa mempersiapkan segala sesuatu nya sebelum tamu itu check out contoh, Bill tamu, transport, tiket confirmasi..ini akan berdampak baik terhadap servis hotel, tamu akan merasa special dan yg paling penting kita bisa mengantisipasi allokasi kamar ( room blocking ) ini sangat terasa kalo hotel kita sedang high occupancy.( back to back arrival)
· No post: ini di isi kalo kita tidak ingin charge dari FnB terposting di folio, contoh untuk tamu sharers dimana seluruh bill akan di bayar oleh main guest. Isi dengan Y di field no post otherwise leave it blank.

The other options in Reservations field are as following:

· Correction: opsi ini khusus untuk di gunakan sebagai koreksi dalam peng update an suatu profile yg di nilai kurang sesuai dengan standar.
· CXL Check in: tidak semua staff front office/reception atau reservasi bisa meng akses opsi ini, hanya staff tertentu ( supervisor atau shift leader, assmen atau manager ) untuk bisa membatalkan check in tamu.
· Rate Info: opsi untuk melihat harga kamar dalam currency lain.
· Profile: opsi untuk melihat profile tamu yang menginap atau yang pernah menginap di hotel, hal lainnya tentang profile sudah di share di volume sebelumnya.
· Options: macam macam opsi bisa dilihat di field ini, antara lain:
o Routing Instructions: saya akan diskusikan/share nanti
o Agent / Company: anda bisa memlihat profile TA atau CO di opsi ini, hal yang sama sudah saya share di volume sebellumnya,tekan E untukk melihat profile TA atau CO.
o Fixed Charges: opsi ini di gunakan untuk memasukan harga fix kamar ke folio tamu, kita harus ingat bahwa fix charge akan selalu ter pick up setiap hari secara otomatis sampai tamu check out, proses ini terjadi setelah night audit mennyelesaikan pekerjaannya( night audit runs ).
o Package Options: paket ini akan muncul jika ada paket paket tertentu yang telah di posting oleh system contoh; breakfast charges.
o Break Share: di gunakan untuk memisahkan atau menghapus sharer dari main guest.
o Combine share: opsi untuk menggabungkan share dengan main guest, kita diskusikan nanti deh….
o Show Share: memperlihatkan nama sharer.
o Traces: di gunakan untuk meng insert, view dan update traces untuk tamu ini juga kita discuss later..oke??
o Accompanying: disini kita bisa memasukan nama atau tanggal lahir dari sharer/tamu lainnya yang menginap dengan main guest.

To check an already existing Reservation:

Untuk mengecek reservasi yg sudah ada Go to reservasionàenterà masukan nama,tanggal check in, tapi yang lebih di saran kan adalah dengan memasukan no reservasi. Jika reservasi di buat melalui GDS, reservasi sudah tentu mempunyai CRS number, dalam kasus ini reservasi bisa di cek melalui CRS number di field CRS.
Atau kita bisa menggunakan hot keys Control + F7.
How to do a Suite Allocation:

Setelah reservasi di buat langkah selanjutnya adalah menggalokasikan kamar, biasanya tugas ini di lakukan oleh staff reservasi 1 hari sebelum kedatangan tamu, untuk memudahkan proses ini maka di perlukan check out time dari tamu yg sedang menginap, inilah mengapa kita harus aktiv menanyakan check outt time pada tamu yg sedang menginap.
Caranya adalah go to reservationà room assignment. Kalau kita tekan F3 system akan memunculkan semua kamar yg sudah siap untuk di jual ( inspected room ).

How to Print a Registration card:

Go to Front desk, all arrival, arrival dan tekan R. pastikan regcard di print di kertas khusus sesuai standard hotel/letter head paper.
1) untuk print tamu yang sudah check in pada hari yg sama gampang aja go to the FRONT DESK----ARRIVALS---ALREADY CHECKED IN

2) kalo kita perlu reg card dari tamu yg sudah menginap lebih dari 1 hari kita harus ke RESERVATION MENU

There are two options
· EITHER-------Enter the guest name and print the Reg. Card
· OR--------------Enter the Room number along with the correct arrival date of the guest


How to check in a guest

Gampang banget lho.. go to Front Desk, Arrival. Click on All Arrivals and press 8 to check in the guest. Selalu di saran kan untuk men double check status kamar di system dan ke house keeping supervisor sebelum men check in kan tamu di system untuk menghindari complain. The check in should be shown as soon as the guest enters the suite.

Copy right bye ONCOM….


BERSAMBUNG BOSS.....