CAshiering, ini sangat vital, di tuntut ketelitian saat mengerjakan cashiering, karena efeknya akan sangat besar bagi perusahaan,tamu dan si kasir itu sendiri.
Biasa nya setiap orang yg bekerja sebagai receptionist/cashier mempunyai ID dan nomer cashiernya sendiri termasuk password khusus, dimana setiap memulai/menyelesaikan shift mereka harus membuka/menutup cashiernya masing masing.
Di Fidelio versi 6.20 ini batas buka cashier per orang tiap hari nya adalah 3 kali sebelom night audit run.( INI BISA BERBEDA ANTARA 1 HOTEL DENGAN HOTEL LAINNYA ), jadi kalo melebihi cashier tidak bisa di gunakan,, apabila ini terjadi maka kita bisa menggunakan cashier ID orang lain atau kimta bisa minta bantuan IT depatment
(Closing the cashier using cashier closure options).
If you press 1:
CHECK OUT: Opsi ini untuk men check out kan tamu /folio dari system, ini di lakukan ketika tamu benar benar sudah keluar kamar dan membayar semua bill, ini jangan di lakukan jika tamu ingin membayar bill terlebih dahulu tapi tamu secara pisik masih akan tinggal dikamar.
Saat kamu menekan opsi untuk check out, system akan menampilakan beberapa opsi pembayaran, contoh cash, credit card, city ledger dll. hati hati dalam melakukannya, sesuaikan dengan apa tamu membayar, dan selalu hasil akhir dari semua transaksi harus 0 ( zero )
· Cash: tamu membayar semua tagihan dengan cash maka select cash dan masukan amount dengan benar maka di kredit tamu otomatis akan 0(zero),jika tamu mempunyai negativ bill di folio maka kita bisa menggunakan opsi deposit refund.
· Credit Card: jika tamu sudah memberikan preauth credit card saat check in maka kita tinggal melakukan completion pada credit cardnya.pastikan nomer dan nama yg tercantum pada kartu kredit adalah sama dengan apa yg ada di sistem, tahap akhir yang harus kamu check dan update di system adalah code credit card completion yg tercantum di credit card slip print out, JANGAN LUPA UNTUK MEMINTA TANDA TANGAN TAMU PADA SLIP KARTU KREDIT!!
· City Ledger: In case of the bills to city ledger, bisa kita proses chek outnya jika ada AR number, pastikan tamu hanya menerima bill extra nya saja. jika AR number tidak ada kita bisa minta bantuan ke supervisor atau ke accounting.
· Foreign Currency: pembayaran dengan mata uang asing pastikan tamu mengetahui rate curency di hotel dan beritahukan pada tamu jika ada kembalian uang maka uang yg di terima adalah mata uang yg berlaku di negara itu.
Ketika semua pembayaran selesai dan hasil akhir di folio/system 0 ( zero ) maka seccara otomatis final bill print out akan keluar, perlu di ingat lagi bahwa tanda tangan tamu harus sama dengan yg di registration card, jika tamu nya berbeda maka pastikan tanda tangan nya sama dengan yg tercantum di ID card tamu.
If you press 2
INFORMATION PRINT OUT: opsi ini hanya akan memberikan informasi bill tamu sementara, tidak akan ada nomer invoice pada print out nya.
If you press 3
PAY ONLY: opsi ini di gunakan jika tamu ingin membayar bill, sementara tamu masih tinggal di hotel, atau kita bisa menggunakan opsi ini ketika tamu memberikan cash in advance saat check in sebagai deposit. Dalam hall ini di folio tamu akan muncul negative balance.
If you press 4
NEW POSTING: Opsi ini gunakan untuk memposting transaksi baru tamu di folio pastikan kalau jumlah transaksi benar terisi di sini, dan juga code yang di masukan harus benar.
If you press 5
PROFILE: ini untuk melihat profile tamu yang sama, kita bisa juga melihat profile di saat kita sedang ada di cashiering option dengan menekan angka 5.
If you press 6
GUEST INFORMATION: Disamping untuk memberikan informasi tentang tamu lengkap dengan harga dan rate code nya di sini juga kita biisa melihat bila tamu itu mempunyai pesan atau tidak.
If you press 7
CHANGE REG INFO: seluruh opsi reservation tamu bisa di buka dan di edit di sini, ini adalah cara terbaik untuk merubah rate, rate code, package dan special request jika ada.
If you press 8
OPTIONAL FIELDS: hal terpenting dalam reservation option adalah check out info.contohnya Jika ada sesuatu yang harus di kembalikan tamu atau di minta dari tamu maka pesan check out akan muncul, ini bisa kita gunakan sebagai pesan pengingat-Reminder- gunakan opsi ini sebaik mungkin.
If you press 9
ROUTING INSTRUCTIONS: Opsi ini akan memperliatkan routing instructions tamu. Routing ini biasa di gunakan untuk menempatkan charges yg berbeda di windows yg berbeda pula. Seperti yang kita tahu guest folio bis adi bagi menjadi 2 hingga 4 windows. Contohnya sebagai berikut;
When the Room is to travel agent and extras is directly paid by the guest.
In this case we can route the suite charges and the taxes to the second window and rest of the charges would then go to the other window or in this case would go to the first window.
Guest has all his bills to company except alcoholic charges.
In this case you can rout alcoholic beverages to the second window and all the department codes to the third window to the company. It will rout all the alcoholic beverages to the second, all the rest to the third window.
It is important to remember that the system will read window by window. If in the above mentioned case you rout all department codes to second window and alcoholic beverages to the third window then the same would not happen. Since the two instructions are overlapping, the instruction in the 2nd window will be followed before the instruction in 3rd.
You must ensure to link the routing instruction with the profile (name) of the third part payer. If the third party payer is in-house then link the Routing Instructions to the in house guest’s profile. If the third part payer is not in house then create a profile for the third party payer and link the routing instructions to this newly created profile.
(What would you route if the room and breakfast is to the travel agent and the rate is inclusive of breakfast)?????
If you press 0
AGENT / COMPANY: opsi ini untuk memperlihatkan profile company atau travel agent yang tercantum di reservasi tamu. Seperti yg pernah kita bahas di volume 1 tentang $ sign dan AR number di profile agent atau company.kita harus jeli melihat itu
If you press A
FIXED CHARGES: ini di gunakan untuk mem posting kan fix charge, sebenarnya system akan otomatis memposting charges setelah night audit runs. Jika fix charge sudah terposting maka tidak bisa di rubah, fix charge ini banyak di gunakan oleh receptionist unutk memposting extrabed bukan untuk memposting harga kamar.
If you press B
TELEPHONE CALLS: opsi untuk melihat list telepon tamu selama menginap di hotel lengkap dengan nomer, harga, dan jam.
If you press D
TRANSFER: jika anda menekan hurup D maka anda bisa mentrasfer charges dari satu kamar ke kamar lainnya sebelum tamu itu check out, contoh jika tamu memiliki dua kamar dan dia ingin mentransfer semua extra charge ke kamar utama maka kita bisa melakukannya dengan menekan D.
If you press E
FOLIO STYLE: ini tidak banyak di gunakan oleh staf FO tapi ini sangat berguna untuk night audit untuk mem print folio tamu.
If you press H
MISCELLANEOUS: salah satu opsi terpenting yang mempunyaii banyak sub options. Diantaranya adalah;
o Enable Phone Details: ketika tamu meminta printout telephone kita bisa menggunakan opsi ini.
o Show Posted POS Items: memperlihatkan POINT OF SALES item yang sudah di posted system.
There is an allowance created by the system in the cases when the breakfast is included in the package. The same can be viewed from here. Moreover whether it has been used or realised can also be tracked from the same option.
TO EXCHANGE CURRENCY
Untuk penukaran mata uang asing bisa di lakukan di opsi Currency exchange di reservation fields, pilih mata uang yang akan di tukar lalu masukan jumlah uang yg di tujkar maka system akan memberikan total jumlah yg harus di berikan kepadda tamu dengan nilai tukar yg berlaku di hotel, perlu di ingat harga tukar di hotel selalu berbeda dengan harga harga di luar/pasar.
· Beritahukan pada tamu tentang perbedaaan nilai tukar mata uang sebelum tamu melakukan currency exchange.
· Pastikan anda meminta tanda tangan tamu pada tanda terima currency exchange lalu masukan ke remittance envelove untuk di drop.
· Ingat hotel bukan Bank jadi tamu hanya bisa menukarkan uang nya dengan satu mata uang yang berlaku di mana hotel kita berada.
· Hotel hanya akan melayani transaksi ini khusus untuk tamu hotel.bujkan untuk umum
PAID OUTS: seperti yang kita tahu paid out adalah memberikan pinjaman uang pada tamu dari cash float kita untuk kepentingan yang mendadak, contoh untuk membayar taksi. Yang nantinya uang paid out akan di posting ke guest folio.
· Pastikan semua paid out di saksikan oleh teman kerja atau supervisor
· Selalu ada komisi untuk setiap paid out/tergantung hotelnya
· Jika ada transaksi paid out yang jumlahnya besar segera minta persetujuan HOD atau GM .
Correction Entry:
Seandainya terjadi kesalahan dalam memposting ke kamar atau ke folio maka seluruh entry yang ada harus diperbaiki ulang dengan kode transaksi yang sama, sebaiknya kita print back up transaksi yg sudah di koreksi untuk kita serahkan ke night auditor sebagai referesnsi.
Miscellaneous Non Revenue:
Code ini di gunakan untuk men charge segala sesuatu dari hotel yang tidak menghasilkan revenue untuk hotel. Contoh, deposit untuk CD,DVD,Playstasion yg sebenarnya gratis untuk di pergunakan selama mereka menginap, dan deposit itu akan di kembalikan pada tamu saat mereka mengembalikan barang yang mereka pinjam tersebut, dan kita sebagai receptionis akan melakukan rebate atau reversal transaksi itu.(Always remember to make the miscellaneous voucher along with the abovementioned charges. The voucher number should be fed in the system).
DAMAGE RECOVERY :
Transaksi kode no 886 ini di gunakan dalam kasus kasus tertentu, contoh apabila ada tamu yang dengan sengaja atau tidak sengaja merusak propertti hotel maka pihak hotel akan melakukan investigasi dan meminta ganti rugi pada tamu, setelah ganti rugi di sepakati kedua belah pihak maka code yang di pakai untuk men charge hal tersebut ke dalam folio tamu adalah code 886 atau Damage recovery.
SPLITTING THE CHARGES:
Untuk split charge anda harus memilllih charge mana yang akan di split (kurangi/bagi) caranya dengan memberikan tanda minus(-) .system akan menanyakan berapa besar harga yang akan di split, dan secara otomatis Fidelio akan menjumlahkan hasil nya.
Contoh lain dalam hal splitting of the charges sebagai berikut;
Harga kamar yg sudah di bebankan pada tamu pada tanggal 7th Feb 2009 adalah Rack rate $1000++, dan pda keesokan harinya kita cek ada kesalahan harga yaitu $1200++ pada harga kamar yang sama, maka $200 adalah discrepancy yang harus kita split. Caranya kita pilih harga kamar pada tanggal 8 feb dan kita split (-) $200 pada rate kamar.
Selalu siapkan back up yaitu voucher tamu & splitting report.
DIFFERENCE BETWEEN REVERSAL AND REBATE/ ALLOWANCE:
Sangat penting untuk kita mengetahui dan mengerti perbedaan antara rebate dan reversalsaat kita memposting sesuatu ke dalam Fidelio.ini adalah contoh gampang dari perbedaan tersebut:
Reversal lebih banyak di gunakan untuk koreksi apabila terjadi kesalahan dalam memposting.
Reversal akan selalu di lakukan pada hari yang sama (same day).
Reversal harus menggunakakn kode transaksi yang sama dengan apa yang akan kita reverse.
· Rebate/Allowance di lakukan di saat tamu menolak untnuk membayar sesuatu yang sudah di posting dalam system. Dalam hal ini perlu persetujnuan dari pihak management atau supervisor.
· Reversals dan rebates harus di ketahuidi approved dan di tandatangani oleh pihak management t. (AFOM/ FOM’S, EAM)
Pastikan Print out dan misselenious vocher yg sudah di tandatangani pihak management di attach sebagai back up kita dan kita drop ke accounting.
PAYMASTER:
Paymaster is created for accounts purposes. Contoh ketika kita harus melakukan late charge pada tamu yang sudah checked out, maka folio akan di buat sesuai dengan jumlah yang belum di bayar, folio ini bisa di check out kan saat tamu tersebut membabyar tagihannya.
Cara membuat paymaster
Go to Accounts under Front Desk option. Masukan nama dan profil tamu dengan benar.
Pada Dummy folio kamu harus pastikan beberapa hal di bawah ini:
· Rate kamar selalu 0 (zero).
· Pastkan market codenya PM
· Jumlah pax juga 0(zero).
· Market code dan source of business harus dipilih dengan benar.
· Tulis pesan di traces dan kirim email pada staff lain yang berkepentingan.
Changing the password:
Di Fidelio juga ada opsi untuk merubah password, caranya ke cashier menu dan pilih change password (Cashier- Cashier- Change password)
CASHIER CLOSURE: hal penting terakhir dalam cashiering adalah cashier closure, pastikan kita selalu menutup cashier pribadi kita pada saat ending shift. Dan pastikan semua report yang ada di drop ke accounting dan apabila ada cash transaction maka remittance harus di buat dan report nya harus sesuai dengan cash float kita (tally)
TO EXCHANGE CURRENCY
Untuk penukaran mata uang asing bisa di lakukan di opsi Currency exchange di reservation fields, pilih mata uang yang akan di tukar lalu masukan jumlah uang yg di tujkar maka system akan memberikan total jumlah yg harus di berikan kepadda tamu dengan nilai tukar yg berlaku di hotel, perlu di ingat harga tukar di hotel selalu berbeda dengan harga harga di luar/pasar.
· Beritahukan pada tamu tentang perbedaaan nilai tukar mata uang sebelum tamu melakukan currency exchange.
· Pastikan anda meminta tanda tangan tamu pada tanda terima currency exchange lalu masukan ke remittance envelove untuk di drop.
· Ingat hotel bukan Bank jadi tamu hanya bisa menukarkan uang nya dengan satu mata uang yang berlaku di mana hotel kita berada.
· Hotel hanya akan melayani transaksi ini khusus untuk tamu hotel.bujkan untuk umum
PAID OUTS: seperti yang kita tahu paid out adalah memberikan pinjaman uang pada tamu dari cash float kita untuk kepentingan yang mendadak, contoh untuk membayar taksi. Yang nantinya uang paid out akan di posting ke guest folio.
· Pastikan semua paid out di saksikan oleh teman kerja atau supervisor
· Selalu ada komisi untuk setiap paid out/tergantung hotelnya
· Jika ada transaksi paid out yang jumlahnya besar segera minta persetujuan HOD atau GM .
Correction Entry:
Seandainya terjadi kesalahan dalam memposting ke kamar atau ke folio maka seluruh entry yang ada harus diperbaiki ulang dengan kode transaksi yang sama, sebaiknya kita print back up transaksi yg sudah di koreksi untuk kita serahkan ke night auditor sebagai referesnsi.
Miscellaneous Non Revenue:
Code ini di gunakan untuk men charge segala sesuatu dari hotel yang tidak menghasilkan revenue untuk hotel. Contoh, deposit untuk CD,DVD,Playstasion yg sebenarnya gratis untuk di pergunakan selama mereka menginap, dan deposit itu akan di kembalikan pada tamu saat mereka mengembalikan barang yang mereka pinjam tersebut, dan kita sebagai receptionis akan melakukan rebate atau reversal transaksi itu.(Always remember to make the miscellaneous voucher along with the abovementioned charges. The voucher number should be fed in the system).
DAMAGE RECOVERY :
Transaksi kode no 886 ini di gunakan dalam kasus kasus tertentu, contoh apabila ada tamu yang dengan sengaja atau tidak sengaja merusak propertti hotel maka pihak hotel akan melakukan investigasi dan meminta ganti rugi pada tamu, setelah ganti rugi di sepakati kedua belah pihak maka code yang di pakai untuk men charge hal tersebut ke dalam folio tamu adalah code 886 atau Damage recovery.
SPLITTING THE CHARGES:
Untuk split charge anda harus memilllih charge mana yang akan di split (kurangi/bagi) caranya dengan memberikan tanda minus(-) .system akan menanyakan berapa besar harga yang akan di split, dan secara otomatis Fidelio akan menjumlahkan hasil nya.
Contoh lain dalam hal splitting of the charges sebagai berikut;
Harga kamar yg sudah di bebankan pada tamu pada tanggal 7th Feb 2009 adalah Rack rate $1000++, dan pda keesokan harinya kita cek ada kesalahan harga yaitu $1200++ pada harga kamar yang sama, maka $200 adalah discrepancy yang harus kita split. Caranya kita pilih harga kamar pada tanggal 8 feb dan kita split (-) $200 pada rate kamar.
Selalu siapkan back up yaitu voucher tamu & splitting report.
DIFFERENCE BETWEEN REVERSAL AND REBATE/ ALLOWANCE:
Sangat penting untuk kita mengetahui dan mengerti perbedaan antara rebate dan reversalsaat kita memposting sesuatu ke dalam Fidelio.ini adalah contoh gampang dari perbedaan tersebut:
Reversal lebih banyak di gunakan untuk koreksi apabila terjadi kesalahan dalam memposting.
Reversal akan selalu di lakukan pada hari yang sama (same day).
Reversal harus menggunakakn kode transaksi yang sama dengan apa yang akan kita reverse.
· Rebate/Allowance di lakukan di saat tamu menolak untnuk membayar sesuatu yang sudah di posting dalam system. Dalam hal ini perlu persetujnuan dari pihak management atau supervisor.
· Reversals dan rebates harus di ketahuidi approved dan di tandatangani oleh pihak management t. (AFOM/ FOM’S, EAM)
Pastikan Print out dan misselenious vocher yg sudah di tandatangani pihak management di attach sebagai back up kita dan kita drop ke accounting.
PAYMASTER:
Paymaster is created for accounts purposes. Contoh ketika kita harus melakukan late charge pada tamu yang sudah checked out, maka folio akan di buat sesuai dengan jumlah yang belum di bayar, folio ini bisa di check out kan saat tamu tersebut membabyar tagihannya.
Cara membuat paymaster
Go to Accounts under Front Desk option. Masukan nama dan profil tamu dengan benar.
Pada Dummy folio kamu harus pastikan beberapa hal di bawah ini:
· Rate kamar selalu 0 (zero).
· Pastkan market codenya PM
· Jumlah pax juga 0(zero).
· Market code dan source of business harus dipilih dengan benar.
· Tulis pesan di traces dan kirim email pada staff lain yang berkepentingan.
Changing the password:
Di Fidelio juga ada opsi untuk merubah password, caranya ke cashier menu dan pilih change password (Cashier- Cashier- Change password)
CASHIER CLOSURE: hal penting terakhir dalam cashiering adalah cashier closure, pastikan kita selalu menutup cashier pribadi kita pada saat ending shift. Dan pastikan semua report yang ada di drop ke accounting dan apabila ada cash transaction maka remittance harus di buat dan report nya harus sesuai dengan cash float kita (tally)
