FIDELIO MANUAL INDO VOL. 1

Profile di Fidelio di tujukan untuk menyimpan semua informasi tamu yang menginap, ini sangat vital bagi kepentingan hotel, makanya dalam mengisi profile tamu, seorang receptionis harus benar benar mengikuti apa yg sudah menjadi standard dari hotel tempatnya bekerja, ini adalah beberapa contoh tentang pentingnya sebuah profile:

• Profile banyak membantu dalam pembuatan semua report hotel, dan ini sangat penting bagi pihak manajemen.
  
• Profile juga memberi kita informasi u8nutk kepentingan korespondensi kita.
  
• Profiles membanntu kita dalam memberikan pelayanan lebih baik kepada tamu, karena dengan adanya profile tamu kita akan sedikit/banyak mempunyai inmformasi penting tentang tamu kita.
  
  

Profiles are of Different types

Individual
Travel Agent
Company
Source
Group

Cara membedakan antara Travel Agent dan Company Profiles kamu tinggal cek aja Field Type. Jika itu ‘T’, maka berarti travel agent dan jika ‘C’ mamka itu berarti Company. Ini diantara nya :
Kalo kamu liat ada $ blinking di field company profiles berarti mereka mempunyai special rate di hotel kita.

Jika TA dan CO status nya hanya credit basis dengan hotel kita maka Credit Department akan memberikan AR number yg artinya Accounts Receivable number. Nomer yang sama selalu di update di AR field dan informasi juga selalu di update di Remarks Section. (Whenever the guest carries a Travel Agency voucher or a reservation is through Travel agent or Company, his reservation is connected to that particular Travel Agent. It is the duty and responsibility of Guest Services Executive on the floor to check whether the Travel agent or Company is on Credit Basis with the hotel. The same can be done by checking the profile of the company and travel agent and whether the AR number is mentioned or not.)

Untuk masuk ke profile kamu harus masuk ke Front desk screen dan enter Profiles. Untuk melihat guest in house go to the reservation screen of the guest and then press ‘5’ or select the profile.

Ingat jangan membuat duplicate pada profile tamu, usahakan tiap tamu mempunyai profile nya masing masing, nanti kita diskusiin kenapa..

· Last Name and the First name: Selalu di awali dengan hurup besar. Pengejaan kata harus benar, nama 2 arab seperti Al, El harus tetap di gunakankarena itu penting bagi merekai

· Language: pada field bahasa kita hanya mencantumkan E untuk semua tamu, dan bagi mereka yg berasal dari german kita bisa mencantumkan G

· Title Code and VIP status: Ini bisa kita cek dengan menekan angka 9, akan ada beberapa pilihan. Selalu pilih yang sesuai dengan data dari tamu.

· Address: ini contoh dari penulisan alamat yg di anjurkan, tidak ada singkatan kata. For Example:
Boulevard (Not Blv)
Street or Strasse (not Str)
Avenue (not Av)
P.O.Box (not: pobox or POBOX or P.o Box etc.).
Jika ada 2 alamat yg berbeda seperti alamat kantor dan rumah, maka alamat kantor yg sebaiknya di tulis di main profile dan alamat rumah bisa kita tulis di remarks.

Country: tempat/negara dimana tamu itu tinggal, tekan 99 unutk informasi
State: ini hanya akan muncul unutk 4 negara yaitu:
U.A.E
U.S.A
Saudi Arabia
Great Britain.

Nationality: Usahakan ini di isi sesuai dengan passport ID card tamu.

Passport Type and the number: kita harus teliti memasukan nomer ID card/passport dengan benar dan juga tanggal expired nya usahakan untuk double check, disarankan untuk men scan atau fottocopy sebagai back up kita…

Telephone Numbers: untuk telephone harus di isikan sesuai standard hotel contoh:
Jakarta landline: 3442828
Bandung: 22 4709887
International Numbers (Country code without 0 (space) area code (space) number)
44 20 7456895
966 1 4534264
91 11 7011731
49 20 7265895

E-mail: sangat penting jangan sampai tetukar dengan website, ini bagian terpenting dari pengisian profile tamu setelah alamat tamu dan no telppon.


OTHER OPTIONS IN PROFILES:

· CORRECTION: digunakan untuk membuat koreksi

· SELECT ANOTHER PROFILE: sama seperti apa yg di sebutkan ini untuk memilih profile lainnya contoh jika profile yg ke pick up salah maka kita bisa memilih profile lainnya( menggantinya

· REMARKS: setiap feedback dari tamu harus kita update di remark field. The guest likes and dislikes harus pula kita update. Intinya field ini di buat untuk memuat semua informasi penting tamu untuk membantu kita dalam memberikan pelayanan yg baik atau personal servis pada tamu,
· HISTORY: akan menujukan frekwensi tamu menginap di hotel kita termasuk pengeluaran nya / bills nya.